システム開発を依頼する前に準備すること ― 専門知識がなくても書ける依頼メモのひな形と、要件のまとめ方【2026年版】

2026年10月15日　R.Support（対応地域は全国。やり取りはオンラインで完結します）

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依頼の前に用意するのは、仕様書ではありません

システム開発を頼もうと思っても、何から伝えればいいのか分からない。そこで手が止まる方は少なくありません。

調べると「要件定義」という言葉が出てきて、身構えてしまう。ここで一度、肩の力を抜いてください。

要件定義とは、つくる物の中身と決まりごとを、文章にまとめる作業のことです。作る側が聞き取りながら、一緒に固めていけます。

依頼する側が用意するのは、今の様子を正直に書いたメモで足ります。

「こういう画面で」「このボタンを」と決めておく必要はありません。決め打ちした画面より、困っている場面のほうが、よい提案につながります。

準備しておく7つの項目

メモに書くのは、次の7つです。上から順に埋めると、話がまとまりやすくなります。

全部が埋まっていなくても大丈夫です。分からない欄は「分からない」と書いておけば、打ち合わせで一緒に埋められます。

今の業務の流れと、困っていることを書く

業務の流れは「誰が・何を・何で」の順に

1日の仕事を、起きる順に箇条書きにします。1行ごとに、誰が・何を・何を使って、を入れます。

たとえば、注文を受けて配達する仕事なら、次のように書けます（記入例です）。

1. 電話かFAXで注文を受ける（事務の担当・電話とFAX）
2. 注文の内容をExcelに打ち直す（事務の担当・Excel）
3. 配達の担当を決めて、LINEで伝える（責任者・LINE）
4. 紙の伝票を書いて、配達のときに渡す（配達の担当・紙）
5. 月末に、Excelから請求書を作る（事務の担当・Excel）

書き出すと、同じ内容を何度も書き写している所が見えてきます。そこが、仕組みにすると楽になる候補です。

困っていることには「回数」と「時間」をつける

「手間がかかる」だけでは、どれくらい困っているのかが伝わりません。何回起きて、1回に何分かかるかを、おおよそで書きます。

表の数字は、書き方を示すための例です。正確でなくても、おおよその数字があるだけで、直す順番が決めやすくなります。

使う人と人数、今使っている道具を書く

使う人は、役割ごとに分ける

人数の合計より、役割ごとの人数が大事です。役割によって、必要な画面が変わるからです。

• 入力する人（例：事務の担当2名）
• 見るだけの人（例：配達の担当4名）
• 確認して決める人（例：責任者1名）
• 社外の人が触るか（お客様・取引先が使う画面が要るか）

使う場所と端末も書きます。事務所のパソコンか、外出先のスマホか。これで画面の作りが変わります。

誰がどの情報を見てよいか、も書いておくと安心です。売上や個人情報は、見られる人を絞ることが多いからです。

今使っている道具は、やめたくない物も書く

「これはやめたくない」という道具は、はっきり書いてください。今の道具とつなぐか、置き換えるかで、作り方が変わります。

なくては困る機能と、あれば嬉しい機能を分ける

欲しい機能を思いつくまま並べると、全部が同じ重さに見えます。3つに分けるだけで、最初に作る範囲が決まります。

機能は「何ができる」の形で書きます。ボタンの色や配置といった見た目の話は、後からで足ります。

迷ったら、「それが無い日に、何が起きるか」を考えてください。困ることが浮かべば、なくては困る機能です。

「今回はいらない」の欄も、消さずに残しておきます。後から足すかもしれない物が分かれば、足しやすい作りにできます。

いつまでに、と予算の考え方

時期は、日付と理由をセットで

「なるべく早く」より、「4月の繁忙期の前に」のように理由を添えます。

理由が分かれば、期日までに必須の機能だけを先に使い始め、残りを後から足す。そうした進め方も選べるようになります。

予算は、金額の前に今の手間を時間に直す

予算が決まっていない方も多いと思います。それで大丈夫です。

まず、今の手間を時間に直してみます。たとえば1日30分の転記が月に20日あれば、月10時間です。

その時間が減ったら、何に使えるか。ここまで書くと、かけてよい金額の目安が、自分の中で決まってきます。

費用は、次の2つに分けて考えます。

• 作るときの費用：作る物の大きさと、かかる日数で決まります
• 毎月かかる費用：サーバー、外部サービスやAIの利用料、納品後の保守などです

上限の目安を先に伝えると、その範囲で何ができるかを提案しやすくなります。費用が何で決まるかは、業務システムの費用の記事でも詳しく書いています。

そのまま使える依頼メモのひな形

下の表を写して、右の欄を自分の内容に書き替えるだけで、依頼メモになります。

記入例は書き方の見本です。分からない欄は空けたままで大丈夫です。

打ち合わせで聞かれること

メモを渡したあと、打ち合わせでよく確かめる点です。先に考えておくと、話が早く進みます。

• いちばん時間がかかっている作業はどれか
• いつもと違うとき（キャンセル・変更・返品）は、今どう対応しているか
• 誰がどの情報を見てよいか、誰が直してよいか
• 今のExcelや紙のデータを、新しい仕組みに移すか
• 会計ソフト・LINE・決済など、つなぎたいサービスはあるか
• お客様の名前や連絡先など、個人情報を扱うか
• 納品のあと、直したいことが出たらどうするか
• 最終的に決めるのは誰か

とくに「いつもと違うとき」は、メモから漏れやすい所です。例外の対応こそ、手作業が残りやすい部分です。

依頼メモを用意する5つの手順

1. 業務の流れを書き出す。仕事が始まってから終わるまでを、起きる順に箇条書きにします。1行ごとに、誰が・何を・何を使って、を入れます。
2. 困りごとに回数と時間をつける。困っている場面ごとに、何回起きて、1回に何分かかるかを、おおよそで書きます。正確でなくても大丈夫です。
3. 機能を2つに分ける。欲しい機能を、なくては困る物と、あれば嬉しい物に分けます。迷ったら、それが無い日に何が起きるかで考えます。
4. ひな形の残りを埋める。使う人と人数、今使っている道具、いつまでに、予算の考え方を、依頼メモのひな形に書き込みます。分からない欄は空けておきます。
5. 見本を添えて相談する。今使っているExcelや紙の伝票の見本を1枚ずつ添えて、お問い合わせフォームか公式LINEから相談します。個人情報は消してから送ります。

Excelや紙の管理を、どの時点で仕組みに変えるかは、Excelや紙の管理が限界になったときの記事で書いています。

R.Support の専用のシステム開発

手作業が多い。同じ入力を何度もしている。紙とExcelでは管理が追いつかない。そうしたお悩みを伺い、その現場のためのシステムを一からつくります。

料金は、ご相談のうえで決めます。次の点を検討したうえで、内容に見合った適正な価格でご提供いたします。

• 制作にかかる日数
• つくる物の難しさ（機能の数、ほかのサービスとのつなぎ込みなど）
• 使うたびに費用がかかる仕組みが含まれるか（外部のサービスやAIの利用料など）
• 納品後の保守とサポートの有無

お見積りまでは、費用はかかりません。この記事のひな形が半分しか埋まっていなくても、ご相談いただけます。

これまでの制作は、App Store のアプリ1本、Webサイト5本、Webシステム6本です（2026年10月時点）。

対応地域は全国です。ご相談からヒアリング、納品後のご案内まで、オンラインで進められます。

よくある質問

Q. 専門知識がなくても、システム開発を依頼できますか。
依頼できます。用意するのは専門的な仕様書ではなく、今の業務の流れと困っていることを書いたメモです。画面やボタンの形まで決めておく必要はありません。分からない所は、打ち合わせで作る側と一緒に整理します。

Q. 要件定義とは何ですか。依頼する側が書く必要がありますか。
要件定義とは、つくる物の中身と決まりごとを文章にまとめる作業のことです。依頼する側がすべてを書く必要はありません。今の業務の流れ、困っていること、使う人と人数、必要な機能などをメモにしておけば、作る側がそれをもとに聞き取りながらまとめます。

Q. 依頼メモには、何を書けばよいですか。
7つです。①今の業務の流れ ②困っていること（回数と時間） ③使う人と人数 ④なくては困る機能と、あれば嬉しい機能 ⑤今使っている道具（Excel・紙・LINE など） ⑥いつまでに使い始めたいか ⑦予算の考え方。全部が埋まっていなくても相談できます。

Q. 予算が決まっていなくても相談できますか。
相談できます。まず、今の手間が月に何時間あるかを書いてみてください。そのうえで、作るときの費用と毎月かかる費用を分けて考えると、目安が決めやすくなります。上限の目安を伝えると、その範囲でできることを提案しやすくなります。

Q. 欲しい機能がはっきりしていなくても大丈夫ですか。
大丈夫です。機能より先に、困っている場面を伝えてください。「それが無い日に何が起きるか」で、なくては困る機能と、あれば嬉しい機能に分けていくと、最初に作る範囲が決まります。

Q. R.Support に相談すると、どう進みますか。費用はいつからかかりますか。
ご相談、ヒアリング、ご提案とお見積り、制作と納品の順に進めます。料金は、制作にかかる日数、つくる物の難しさ、使うたびに費用がかかる仕組みが含まれるか、納品後の保守とサポートの有無を検討して決めます。お見積りまでは、費用はかかりません。

Q. 遠方からでも依頼できますか。
対応地域は全国です。ご相談からヒアリング、納品後のご案内まで、オンラインで進められます。お問い合わせフォームか、公式LINE（@761uauuf）からご連絡ください。

まとめ

システム開発の依頼に、専門知識は要りません。用意するのは、今の様子を正直に書いたメモです。

業務の流れ、困っていること、使う人と人数、必要な機能の分け方、今の道具、時期、予算の考え方。この7つを、A4一枚にまとめます。

困りごとには回数と時間を。機能は「なくては困る」と「あれば嬉しい」に分けて。それだけで、最初に作る範囲と、費用の目安が見えてきます。

書き終えたら、Excelや伝票の見本を1枚ずつ添えて、相談してください。書きかけのメモでも、ヒアリングで一緒に仕上げます。

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