2026年10月15日 · R.Support（対応地域は全国。やり取りはオンラインで完結します）
結論から。受注と在庫の管理は、大きなシステムから入りません。まず「注文の入口を1つにまとめる」「在庫の数を1か所で持つ」の2つだけを決めます。見落とし・二重受注・数のずれ・発送漏れは、この2つが決まると、確かめる場所が1つになります。
電話で受けた注文はメモ帳に。LINEの注文はトークの中に。FAXは机の上、メールは受信箱。
どれも「受けた」ことに違いはありません。ただ、置き場がばらばらです。
この状態が続くと、次の4つが起きやすくなります。
| 困りごと | その場で起きていること | 根っこ |
|---|---|---|
| 注文の見落とし | LINEの注文が、ほかの連絡に埋もれる。FAXが書類に紛れる | 入口が複数あり、見る場所が決まっていない |
| 二重に受ける | 電話で受けた分とネットで受けた分が、最後の1個を取り合う | 在庫を引く場所が1つではない |
| 在庫の数が合わない | 表では3個、棚には1個 | 入荷・返品・破損など、注文以外の動きが記録されていない |
| 発送の漏れ・遅れ | 受けたことは覚えているが、どこまで進んだかが分からない | 注文ごとの「今の状態」を持っていない |
4つとも、担当者の注意力の問題に見えます。でも、根っこはほぼ同じです。
注文の記録が、メモ・トーク・紙・受信箱に分かれている。在庫の数が、Excel・紙の台帳・担当者の記憶に分かれている。
置き場が2つ以上あると、どれが正しいかを、毎回人が突き合わせることになります。
忙しい日ほど、この突き合わせが後回しになります。そして、ずれは忙しい日に生まれます。
だから「気をつける」「ダブルチェックする」だけでは止まりません。置き場を1つに寄せると、確かめる場所が1つになります。システム化の中身は、ほとんどがこの「寄せる」作業です。
Excelは悪い道具ではありません。注文が1日数件で、触る人が1人なら、十分に回ります。
次のような合図が出てきたら、Excelの外に出すことを考える時期です。
1つでも当てはまれば、Excelが悪いのではありません。Excelに頼む仕事が、増えすぎています。
迷ったときの目安
「この表が1日使えなかったら、注文は止まるか」を考えてください。止まるなら、その表はもう業務の中心です。中心にある物は、壊れにくい形にしておく価値があります。
入口を1つにする、とは、お客様に電話をやめてもらうことではありません。
電話・FAX・LINE・メールで受けた注文を、受けた人がその場で同じ受付表に入れる。記録の入口を1つにする、という意味です。
ネットで受ける注文は、最初からその受付表に入る形にしておくと、書き写す手間がなくなります。
「正しい数はここにある」と言える場所を、1つだけ決めます。これを正本と呼びます（正本＝迷ったときに信じる元の記録）。
紙の台帳やホワイトボードは残してもよいですが、数を直すのは正本だけにします。
入荷・返品・破損・試食やサンプルなど、注文以外で数が動いたときも、正本に記録します。数のずれは、この「注文以外の動き」の記録漏れから起きやすくなります。
入口と置き場が決まったら、2つをつなぎます。決めるのは、注文の「状態」と、在庫を動かすタイミングです。
| 状態 | 意味 | 在庫の扱い |
|---|---|---|
| 受付 | 注文を受けた。内容の確認前 | まだ動かさない |
| 確定 | 品物・数・お届け日が決まった | 引当（売り先が決まった数として押さえる） |
| 準備中 | 箱詰め・取り置きの準備をしている | 押さえたまま |
| 発送済み | 品物が店を出た・お渡しした | 在庫から引く |
| キャンセル | 注文が取り消された | 押さえた数を戻す |
引当（ひきあて）＝棚にはあるけれど、もう売り先が決まっている数として押さえることです。「棚にはあるけれど、もう売れない数」が見えるので、二重に受けることが減ります。
状態が決まると、「確定したのに、まだ発送済みになっていない注文」を一覧で出せます。発送の漏れは、この一覧を毎日1回見るだけで気づけます。
1と2だけでも、見落としは減ります。3から先は、商品の数や注文の量に合わせて進めます。全部を一度に変える必要はありません。
受注管理や在庫管理には、毎月の利用料で使える既製のサービス（クラウドで使う、出来上がった仕組み）がたくさんあります。合うなら、まずそれで十分です。
| 見るところ | 既製のサービスで足りやすい | 専用に作るほうが合いやすい |
|---|---|---|
| 業務の流れ | 一般的な「受けて、送る」の流れ | 取り置き・量り売り・セット品・得意先ごとの価格など、独自の決まりがある |
| 注文の入口 | ネットショップが中心 | 電話・FAX・LINEが中心で、ネットは一部 |
| 合わせ方 | 道具に業務を合わせられる | 業務に道具を合わせたい。現場の言葉で画面を作りたい |
| 今の道具 | 1つのサービスで完結する | いくつかのサービスや表に、同じ内容を二重に入力している |
| 機能 | 用意された機能で足りる | 使わない機能が多く、足りない機能が別にある |
迷ったら、既製のサービスに自分の店の1日分の注文を、実際に流してみてください。引っかかる所が、その店の業務の独自な部分です。
引っかかる所が少なければ既製で、多ければ専用で。どちらが上ということはありません。
入口をまとめる第一歩として、ネットで注文を受ける窓口だけを先に置く方法もあります。
R.Support の 24'Seven（予約受付・自動通知システム）は、ホームページと、24時間のネット予約・注文の受付を一式でご用意します。注文が入ると店主のLINEに通知が届き、受けるかどうかはお店が決めます。内容は文字で残るので、電話のメモを書き写す手間がなくなります。
料金とプランは、公式サイトにまとめています。制作の内容、オプション、お支払いの流れまで、いちばん新しい内容をご覧いただけます。
24'Seven が受け持つのは、注文の入口です。在庫の数の管理まで一緒に組みたい場合は、下の「専用のシステム開発」でご相談ください。
切り替えの直後は、新しい仕組みと今のやり方を並べて使う期間があると安心です。
ただし、並べる期間が長いと、両方に入力する手間が続きます。そのうち、どちらの数も信じられなくなります。
現場の業務は、例外でできています。仕組みに入れるか、手で扱うかを、先に決めます。
全部を仕組みに入れる必要はありません。めったに起きない例外は「手で扱う」と決めておく方が、仕組みは単純で長持ちします。
古い表の数をそのまま写すと、ずれも一緒に引き継ぎます。切り替えの日に棚を数え、その数から始めます。
R.Support は、業務のお悩みを伺い、その現場のためのシステムを一からつくります。受注と在庫のように、店ごとに決まりが違う業務こそ、専用に作る意味があります。
| 順番 | すること |
|---|---|
| ご相談 | 今困っていることを、そのままお聞かせください。注文の経路や、使っている表の写真だけでも始められます |
| ヒアリング | 1日の注文の流れ、在庫の動き、例外を一緒に洗い出します |
| ご提案とお見積り | 最初に作る範囲（注文の入口と在庫の正本）と、後から足す範囲を分けてご提案します |
| 制作と納品 | 決めた範囲をつくり、納品します。移行期間と例外の扱いも、納品の前に一緒に決めます |
料金は、制作にかかる日数、つくる物の難しさ、使うたびに費用がかかる仕組みが含まれるか、納品後の保守とサポートの有無を検討して、適正な価格で決めます。お見積りまでは、費用はかかりません。
これまでの制作は、App Store のアプリ1本、Webサイト5本、Webシステム6本です（2026年10月時点）。
ご相談は、お問い合わせフォーム、公式LINE（@761uauuf）、メール（info_r@r-support-select.shop）で承ります。やり取りはオンラインで完結します。
Q. 小さな会社や個人の店でも、受注管理のシステムは必要ですか。
注文が1日数件で、受ける人が1人なら、紙やExcelで足りることもあります。注文の経路が2つ以上ある、受ける人が2人以上いる、在庫の数が合わないことがある。このどれかに当てはまるなら、注文の入口と在庫の置き場を1つにまとめる価値があります。
Q. 在庫管理はExcelのままではだめですか。
Excelのままでも使えます。ただ、同じファイルのコピーが増える、2人以上が同時に更新する、外出先から数を見られない、作った人しか直せない、といった合図が出たら、Excelに頼む仕事が増えすぎています。そのときが、Excelの外に出すことを考える時期です。
Q. 受注と在庫を一元管理するには、何から始めればよいですか。
2つだけです。1つ目は、電話・FAX・LINE・メールの注文を同じ受付表に入れる「注文の入口」を決めること。2つ目は、正しい在庫の数を1か所で持つことです。注文の状態と在庫のつなぎ方は、その後で決めます。
Q. 既製のサービスと、専用に作るのは、どちらがよいですか。
業務の流れが一般的で、道具に業務を合わせられるなら、既製のサービスで足ります。取り置きや得意先ごとの価格など独自の決まりが多い場合や、いくつかのサービスに同じ内容を二重に入力している場合は、専用に作るほうが合いやすくなります。どちらが上ということはありません。
Q. 切り替えのとき、今のやり方と並行して使うべきですか。
並べて使う期間はあった方が安心ですが、期限を先に決めて短くします。期間中もどちらを正とするかを決めておき、最終日に数を突き合わせて、合ったら古い方を止めます。
Q. 専用のシステム開発の費用はいくらですか。
ご相談のうえで決めます。制作にかかる日数、つくる物の難しさ、使うたびに費用がかかる仕組みが含まれるか、納品後の保守とサポートの有無を検討して、適正な価格をご提示します。お見積りまでは、費用はかかりません。
Q. ネットで注文を受ける窓口だけを、先に作ることはできますか。
できます。24'Seven の予約受付・自動通知システムで、ホームページと24時間のネット予約・注文の受付を一式でご用意します。注文が入ると店主のLINEに通知が届き、受けるかどうかはお店が決めます。料金とプランは、公式サイトにまとめています。
受注と在庫の管理は、大きな仕組みから入る必要はありません。
注文の入口を1つにまとめる。在庫の数を1か所で持つ。この2つが決まると、見落とし・二重受注・数のずれ・発送漏れを、1か所で確かめられるようになります。
そのうえで、注文の状態と在庫をつなぎ、期限を決めて切り替えます。例外は先に書き出し、めったに起きないものは手で扱うと決めておきます。
既製のサービスで足りるなら、それで十分です。業務の決まりが独自なら、専用に作る意味があります。
どちらが合うか分からない段階でも、今の注文と在庫の流れをそのままお聞かせください。お見積りまでは、費用はかかりません。
今の注文と在庫の流れを、そのままお聞かせください。
R.Support は、業務のお悩みを伺い、その現場のためのシステムを一からつくります。注文の入口をまとめ、在庫の数を1か所で持つところから、小さく始められます。料金は、制作にかかる日数・つくる物の難しさ・使うたびに費用がかかる仕組みか・保守の有無を検討して決めます。お見積りまでは、費用はかかりません。ご相談だけでも大丈夫です。売り込みはしません。料金とプランは、公式サイトにまとめています。
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